Kunnanhallitus
Pöytäkirja 20.04.2021/Pykälä 47

KH 20.04.2021 § 47  

1098/00.01.01.03/2021  

 Valmistelija: Henri Pätsi, 040 6551 714

Puolangan kunnan työntekijöille on useiden vuosien ajan saapunut runsaasti asiakirjoja, jotka sisältävät erittäin asiatonta tekstiä, josta osa voidaan tulkita vihapuheeksi tai häirinnäksi. Tällä hetkellä tällaisia asiakirjoja saapuu jatkuvasti, jopa useita päivässä. Viranhaltijoilla ei ole mitään mahdollisuutta käsitellä näitä asiattomuuksia sisältäviä asiakirjoja, joita tulee päivittäin jopa kymmeniä. Tämä uuvuttaa viranhaltijoita ja tällöin on todennäköisesti kyse häirinnästä.

Riippumatta siitä mikä lopulta tulkitaan vihapuheeksi tai mikä on häirintää, työnantajan on ryhdyttävä toimenpiteisiin henkilöstön työsuojelun parantamiseksi. Vihapuhe ja mahdollinen häirintä on kohdistunut osaksi myös luottamushenkilöihin.

Toimenpiteenä on ottaa käyttöön määräaikaisesti ohjeistus, jossa asiakirjat, jotka on otsikoitu valituksiksi, kanteluiksi, palautteiksi, selvityspyynnöiksi tai vastaaviksi käsitellään toimialajohtajan toimesta ilmeisen vihapuheen poistamiseksi. Kirjeiden viemisestä tiedoksi tai käsiteltäväksi toimielimeen päättää ja vastaa toimielimen esittelijä.

Ei ole kuitenkaan tarkoitettu, että jokainen kirje sisällöstä riippumatta saatetaan toimielimen käsittelyyn vain sillä perusteella että vastaanottajaksi on merkitty toimielin tai kun asiakirja vastaa sisällöltään jo aiemmin toimitettua asiakirjaa. Lisäksi lähettäjiä muistutetaan siitä, että asiakirjat, jotka edellyttävät vastausta tai muita toimenpiteitä, pyydetään lähettämään kunnan kirjaamoon, jolloin postit tulevat käsitellyiksi varmimmin myös henkilöstön poissaollessa tai vaihtuessa.

Perustelut päätösesitykselle:

 
Työturvallisuuslain (738/2002) 8 § mukaan: Työnantaja on tarpeellisilla toimenpiteillä velvollinen huolehtimaan työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Saman lain 25 § mukaan: Jos työntekijän todetaan työssään kuormittuvan hänen terveyttään vaarantavalla tavalla, työnantajan on asiasta tiedon saatuaan käytettävissään olevin keinoin ryhdyttävä toimiin kuormitustekijöiden selvittämiseksi sekä vaaran välttämiseksi tai vähentämiseksi.

Työnantaja on havainnut osalle kunnan työntekijöistä aiheutuvan kuormitusta, joka vaarantaa terveyttä poikkeuksellisella tavalla. Tällä ohjeistuksella, muiden jo tehtyjen työsuojelutoimenpiteiden ohella, vaaraa vähennetään.

Hallintolain (434/2003) 7 § mukaan: Asiointi ja asian käsittely viranomaisessa on pyrittävä järjestämään siten, että hallinnossa asioiva saa asianmukaisesti hallinnon palveluita ja viranomainen voi suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti.

Menettelyllä ei vaaranneta jokaisen oikeuttaa saada asiansa käsitellyksi toimivaltaisessa viranomaisessa, mutta turvataan viranomaisen toimintakyky suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti. Koska ohjeistusta on pidettävä kuitenkin poikkeuksellisena, on se perusteltua ottaa käyttöön määräaikaisena.

Keskeinen syy ongelmaan on se, että asiaa on katsottu pääasiassa hallinnon asiakirjajulkisuuden ja kuntalaisen valitusoikeuden näkökulmasta. Työturvallisuus ja yksityisyyden suoja on jäänyt taka-alalle. Lisäksi henkilöstön yhteystietojen julkisuus ja perinteinen henkilökohtainen palvelukulttuuri on avannut suoran tien häirinnälle.

 Pormestarin muutettu esitys: Kunnanhallitus päättää antaa toimivan johdon tehtäväksi

1. Välittömästi tarkastaa voimassa olevat ohjeet sekä tehdä niihin tarvittavat muutokset ja täydennykset työturvallisuuslaki ja yksityisyyden suoja huomioiden.

2. Tarpeen vaatiessa rajata henkilöstön yhteystietojen julkisuutta ja tiedottaa kuntalaisille asiasta siten, että asiakaspalvelun toimivuus säilyy hyvänä.

3. Varmistaa henkilökunnan tiedotus ja sitoutuminen sekä valvoa ohjeiden noudattamista yhteistyössä työsuojelutoimikunnan kanssa.

4. Kehittää jatkossa ohjeita kehitystä ja tarvetta vastaavasti sekä raportoida asiasta kunnanhallitukselle.

5. Ohjeet koskevat henkilökohtaista asiointia kunnan toimipaikoissa, asiakirjojen toimittamista ja yhteydenpitoa eri muodoissa sekä sosiaalisen median kautta tulevaa ja muuta mahdollista häirintää ja sen käsittelyä työyhteisössä.

 Päätös: Hyväksyttiin muutetun esityksen mukaan.

 ______

 Täytäntöönpano: toimialat

 _____

Kokous keskeytettiin tauon ajaksi klo 11.49-11.59.