Kunnanhallitus
Pöytäkirja 23.03.2022/Pykälä 32

KH 23.03.2022 § 32  

1660/02.08.00/2022  

 Valmistelija: Henri Pätsi, 0406551714

 Kansallisarkiston määräyksen arkistoitavien asiakirjojen muodosta 22.12.2021 (KA/15906/07.01.01.00/2021) mukaan:

 Asiakirjat, jotka muodostuvat 1.1.2022 alkaen, arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta niitä sähköiseen muotoon muutettuja analogisia asiakirjoja, joiden analogista muotoa ei saa hävittää arkistolain 14 a §:n nojalla annetun määräyksen perusteella. 1.1.2022 alkaen muodostuvat analogiset asiakirjat on muutettava sähköiseen muotoon Kansallisarkiston ajantasaisten vaatimusten mukaisesti, jotta niiden säilyvyys sähköisessä muodossa voidaan varmistaa. Sähköiseen muotoon muutettujen analogisten asiakirjojen hävittäminen on arkistolain 14 a §:n nojalla sallittua.

 Siirtymäsäännösten mukaan määräystä sovelletaan 1.1.2022 vireillä olevien asioiden ja palvelujen arkistoitaviin asiakirjoihin tai asiakirjoihin sisältyviin tietoihin takautuvasti.

 Sähköisestä arkistosta on pyydetty tarjous Puolangan kunnan asianhallintajärjestelmän toimittaja Innofactor Oy:ltä. Tarjous on toimitettu kunnanhallituksen jäsenille.

 Puolangan kunnan hankintojen ohjeen kohdan 4.4. mukaan: Suora hankinta on mahdollista silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa. Muita erityisiä syitä suoralle hankinnalle voivat olla esim. erityinen kiire tai tilanne, jossa mahdollisia tarjoajia on poikkeuksellisesti vain yksi. Tällöin kilpailuun tähtäävien hankintamenettelyjen soveltaminen olisi epätarkoituksenmukaista ja menettelyistä aiheutuva viive aiheuttaisi enemmän haittaa kuin kilpailutuksesta saatavissa oleva hyöty.

 Sähköisen arkiston hankkiminen muulta kuin nykyiseltä asianhallintaohjelman toimittajalta olisi epätarkoituksenmukaista, sillä se lisäisi käytössä olevien järjestelmien määrää vaikeuttaen käyttöä ja aiheuttaisi integraatiotarpeita eri toimittajien järjestelmien välille.

 Hankinta alittaa hankintalain mukaisen 60 000 € kynnysarvon, sillä hankinnan ennakoitu arvo 48 kuukauden aikana muodostuu seuraavasti: hankintahinta enintään 20 540 €, vuosimaksut enintään 4720 € (lisenssi 1120 € + palvelintilan laajennus 1200 € + mahdollisesti testiympäristöstö 2400 €); yht. enintään 39 420 €.

 Sähköisen arkiston käyttöönoton myötä asianhallinta-arkistointijärjestelmäkokonaisuuden vuosikustannukset nousisivat 2220-4720 €.  

 Pormestari: Sähköinen arkisto päätetään hankkia Innofactor Oy:ltä seuraavasti: lisenssi 5600 € + projektinhallinta, määrittely, koulutus ja integraatio 9048 € + Active Directory tai Azure Active Directory -integraatio 1964-2946 € (+ mahdollisesti testiympäristön asennus 982-2946 €); hankintahinta enintään yht. 20 540 €.

 Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaan.